perencanaan pesan-pesan bisnis "KOUMUNIKASI BISNIS, BAB 5"

BAB II
PEMBAHASAN
A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

1. Perencanaan
Perencanaan mencakup hal-hal dasar, seperti tujuan komunikasi, audiens yang menerima pesan, pesan pokok yang akan disampaikan dan saluran atau media apa yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Selain itu intonasi juga perlu di perhatikan, yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada sehingga tujuan dari komunikasi tersebut dapat tersampaikan.
Proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahapan setelah perencanaan adalah pengorganisasian ide-ide yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses pengorganisasian dengan memulai merangkai kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung pokok bahasan. Perlu juga diperhatikan menggunakan kata-kata, kalimat dan paragraph yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh penerima pesan.
3. Revisi
Tahap berikutnya setelah pengorganisasian, yaitu revisi. Revisi dilakukan jika maksud dan isi pesan belum dapat di pahami oleh si penerima pesan. Sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

B. PENETUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis, yaitu memikirkan tujuan dari komunikasi. Sebelum memutuskan untuk penyampaikan pesan kepada pihak lain, seorang komunikator harus menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya tepat, dan apakah tujuan tersebut dapat diteima. Untuk melakukan hal tersebut, komunikator harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi tersebut.

I. Mengapa Tujuan Harus Jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda untuk mencapai tujuan yang dikendaki. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan, antara lain: 1
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, sebaikanya dilihat dulu pengaruh yang ditimbulkan dari pesan itu besar atau kecil. Sampaikan pesan yang sekiranya membawa pengaruh yang besar kepada audiens, lalu sampaikan juga pesan-peasn pendukungnya atau yang berpengaruh kecil untuk audiens.
b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menghadapi audiensnya, para komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audiens akan gagal mendapatkan yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai.
c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator menyampaikan informasi yang penting dan relevan untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Menyingkirkan informasi yang tidak penting dan kurang relevan agar lebih efisien, sehingga akanmencapai sasaran yang dikehendaki.
d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan
Menetapkan media yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa tulisan atau lisan.

II. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: member informasi, melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audiens.
a. Memberi Informasi
Tujuan dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
b. Melakukan Persuasi
Tujuan selanjutnya komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar dapat dipahami dengan baik dan benar. Untuk memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak harus memahami prinsip win-win solution yang artinya kedua belah pihak yang bernegosiasi saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan.
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga komunikasi bisnis, yaitu melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Dengan komunikasi bisnis seseorang dapat melakukan kerja bisnis dengan mudah baik dengan perusahaan domestic atau perusahaan asing. Komunikasi bisnis dapat menggunakan media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, internet, email. Teknologi komunikasi sangat penting dalam mempererat kerja sama dalam dunia bisnis.


2

III. Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yang baik harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut:
a. Realistik?
Tujuan yang disampaikan harus realistis dalam artian bahwa idea tau gagasan yang akan disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada.

b. Tepat Waktu?
Saat menyampaikan idea tau gagasan sebaiknya disesuaikan dengan tempatnya.
c. Tepat Orangnya?
Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan tinggi cenderung dapat menerima apa yang disampaikan dari pada orang yang berkedudukan rendah. Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan pesan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian suatu pesan.
d. Tepat Tujuannya?
Tujuan menyampaikan pesan sebaiknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, untuk menyampaikan pesan kepada audiens, usahakan pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

C. ANALISIS AUDIENS
Komunikasi yang telah memiliki tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audiens yang dihadapi.

I. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah kita kenal dengan baik. Akan tetapi, akan menjadi sulit jika audiensnya adalah orang-orang yang belum kita kenal. Dengan demikian, komunikator perlu melakukan investigasi untuk reaksi mereka.
a. Ukuran dan Komposisi
Audiens jumlah besar akan menunjukan perilaku yang berbeda-beda dengan jumlah audiens yang sedikit. Bentuk dan format penulisan juga berbeda. Untuk jumlah audiens yang sedikit, materi dapat dikemas dengan bentuk laporan sederhana untuk dipresentasikan, sedangkan untuk jumlah audiens yang besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan format penulisan yang lebih formal.
b. Siapa Audiens
Audiens yang dituju lebih dari satu orang, maka komunikator perlu mengidentifikasi siapa yang memiliki peran penting/posisi kunci, biasanya memiliki status organisasional yang tinggi. Atau orang yang posisinya rendah karena memiliki kelebihan dalam bidang tertentu dapat menjadi posisi kunci dalam materi yang disampaikan.

3
c. Reaksi Audiens
Perlu juga diketahuireaksi yang ditumbalkan oleh audiens. Jika audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat, sebaiknya presentasi di sajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, karena jika diajak diskusi reaksi meraka kurang positif.
d. Pemahaman Audiens
Dalam menyampaikan pesan, latar belakang audiens perlu diperhatikan. Jika audiens memiliki latar belakang yang berbeda dengan komunikator, sebaiknya audiens tersebut perlu dididik. Usahakan adar anda tidak terlalu menggurui, jika anda terkesan menggurui cenderung audiens merasa bosan dan jenuh pada pesan yang anda sampaikan.
e. Hubungan Audiens
Komunikator yang belum dikenal oleh audiens sebaiknya harus dapat meyakinkan audiens sebelum penyampaian pesan dilakukan. Komunikator yang berpenampilan meyakinkan, dapat membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak, sehingga pesan dapat tersampaikan. Struktur pesan dan nada pesan saat menyampaikan pesan dapat menunjukan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

II. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens.
a. Caria pa yang diinginkan
Sebagai komunikator harus dapat menemukan apa yang diinginkan oleh audiens dan memberikan informasi yang diminta.
b. Antisipasi Hal yang Tak Terduga
Memberikan informasi yang diinginkan, dan tambahkan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.
c. Beri Informasi Lengkap
Usahakan semua informasi yang diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan. Artinya informasi-informasi penting yang mencakup dalam pesan yang diberikan. Sebaiknya lakukan pengecekan dulu sebelum informasi disampaikan kepada audiens.
d. Informasi Akurat
Informasi yang diberikan kepada audiens adalah informasi yang benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jika komunikator tidak sengaja menyampaikan informasi yang tidak benar, sebaiknya segera membetulkannya dan mohon maaf atas kesalahan yang dilakukan.
e. Tekankan Ide yang Menarik
Menemukan hal-hal penting bagi audiens, dan berikan perhatian khusus. Hal tersebut dapat dilakukan dengan baik, berarti komunikator telah berhasil memberikan kepuasan kepada audiens.


4

III. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Ada jenis pesan yang bertujuan untuk memotivasi audiens untuk mau merubah perilaku mereka. Pemberian motivasi sering terjadi hambatan. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan bahwa audienstidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baik. Sehingga harus dilakukan pendekatan argumentasi adalah pendekatan yang memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Pendekatan argumentasi tidak selamanya mampu menggaet audiens.

D. PENENTUAN IDE POKOK
Setiapa pesan bisnis akan menuju satu ide pokok. Hal-hal lain selain ide pokok adalah hal-hal pendukung. Topik dan ide pokok merupaka dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Sebelum menentuka ide pokok, ada hal-hal lain yang perlu didefinisikan terlebih dahulu.

I. Teknik Curah Pendapat
Mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yangpaling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dengan pertimbangan tujuan dan fakta yang ada. Ada beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan :
a. Storyeller’s Tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Focus pada alas an komunikasi, utama nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti sehingga ide pokok tersebut dapat ditemukan dengan mudah.
b. Random List
Untuk menemukan ide poko tersebut, anda perlu menulis segala sesuatu yang adadalam pikiran anda di atas kertas kosong. Lalu pelajari hubungan antara ide pokok satu dengan ide pokok yang lain.
c. CFR (Conclusions, Findings,Recommendations) Worksheet
Subjek yang menyangkut pemecahan masalah, gunakan satu lembar kerj (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baim sebagai langkah awal menentukan ide pokok, dan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e. Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan sehingga dapat menemukan ide pokoknya.


5

II. Pembatasan Cakupan
Penyampaiaan pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu lebih lama sehingga tidak efisien. Ide-ide pokok dari pesan selebihnya di sesuiakan dengan waktu yang ada, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaluli dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis.
1. Komunikasi Lisan
Kelebihan komunikasi lisan, yaitu:
• kemampuan memberikan umpan bailk dengan segera.
• Sifatnya yang ekonomis.
Pebdekatan lisan juga bermanfaat untuk informasi controversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan dua orang atau lebih. Semaikn sedikt jumlah audiens makan semakin baik interaksi di antara mereka, tetapi tidak jika jumlah audiens semakin banyak maka interkasi yang terjadi tidak begitu berjalan dengan baik.
2. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal atau laporan. Kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikanpesan-pesan mereka.
Dalam memilik saluran komunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosionalnya dan biaya pengiriman. Dan kapan seseorang memilih komunikasi lisan atau tetulis.







6

BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang:
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik bersifat formal maupun informal, langkah selanjutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan sutau langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu oragnisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Dalam hal ini, baik akan mempermudah pencapaiaan tujuan komunikasi. Pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perncanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis, sedangkan penyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan secara lisan akan dibahas pada bab lainnya.
Dalam bab 5 ini akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens, penetuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.

Hal-hal yang Berkaitan :
• Menjelaskan tiga tahap dalam proses komposisi.
• Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.
• Menjelaskan pentingnya analisis audiens.
• Menjelaskan bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
• Melakukan seleksi saluran dan media komunikasi.






i

BAB III
PENUTUP
Kesimpulan:
Proses penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaiaan pesan-pesan bisnis harus ditentuka terlebih dahulu baik secara umum maupun secara khusus. Di samping itu, dalam tahap perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi audiens, dan pemahaman kebutuhan motivasional audiens juga perlu dilakukan.
Langkah lain dari proses perencanaan pesan-pesan bisnis adalah menentukan ide pokonya. Ide pokok merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mengidentifikasi ide pokok, akan diperoleh arahan atau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan. Untuk menemukan ide pokok ada beberapa teknik yang dapat digunakan, di antaranya story teller’s, random list, CFR worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain.
Dalam merencanakan pesan-pesan bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan, komunikasi lisan, maupun komunikasi tertulis. Dalam memilih media komunikasi, apakah menggunakan surat. Surat elektronik, telepon, telepon genggam, telekonferensi, konferensi video, audiotape, videotape, faksimle, VOIP(Voice, Over , Internet. Protocol), laporan, memo atau media lain oerlu diperhatikan formalitas, kerahasiaan, umpan balik/feedback, kompleksitas, waktu dan biaya.














iii