Seleksi
Pengertian
Seleksi adalah proses pemilihan dari sekelompok pelamar, orang atau orang-orang yang paling memenuhi criteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada pada saat ini yang dilakukan perusahaan. Seleksi merupakan hal yang sangat penting karena berbagai keahlian yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya melalui proses seleksi. Seleksi merupakan motivasi. Sekiranya orang tepat telah diseleksi, maka proses motivasi dengan sendirinya akan berjalan baik disebabkan orang itu sudah memiliki sikap dan perilaku yang baik, dan menunaikan tugas-tugasnya dengan system yang tertata.
Tujuan Proses Seleksi
Tujuan proses seleksi adalah untuk mencocokan orang dengan pekerjaannya secara benar jikalau individu atau karena beberapa sebab tidak sesuai dengan pekerjaan maupun organisasi, dia kemungkinan akan angkat kaki dari perusahaan. Walaupun beberapa putaran karyawan barang kali positif bagi perusahaan.
Sasaran seleksi
Sasaran seleksi yang pertama yaitu efisiensi. Seleksi menentuka siapa yang akan bergabung dengan organisasi. Orang-orang yang baru diangkat acapkali menghabiskan bertahun-tahun bersama perusahaan/ organisasi dan apakah mereka menjadi sumber daya organisasi akan tergantung pada kinerja, fleksibelitas seiring perjalanan waktu, inovasi dan calon untuk penugasan kerja lebih lanjut selama masa karir mereka.
Yang kedua yaitu Ekuitas. Aktivitas seleksi merupakan sinyal yang paling jelas dan paling penting tentang komitmen organisasi terhadap keadilan dan kepatuhan hukum.
Kriteria Seleksi
Manajer perlu memutuskan criteria seleksi untuk mengevaluasi pelamar-pelamar untuk posisi yang lowong. Criteria seleksi adalah karateristik yang berasal dari deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Criteria seleksi biasanya dapat dirangkum dalam beberapa kategori ; pendidikan, pengalama kerja, kondisi fisik dan karakteristik keperibadian. Pada dasarnya criteria seleksi haruslah mendaftarkan karateristik karyawan yang akan berprestasi cemerlang diposisi yang bakal didudukinya.
Sebelum organisasi memutuskan karateristik yang bakal dicobakan dalam seleksi, organisasi seyogyanya memiliki criteria teknik seleksi yang telah ditentukan. Dalam proses seleksi karyawan perlu mempertimbankan validitas, keandalan, biaya dan kemudahan pelaksanaan hal ini menunjang jalannya proses seleksi dan dapat mendapatkan proses seleksi yang efektif
Prinsip Proses Seleksi
Proses pengambilan keputusan pengangkatan yang berjalan dengan baik sangat tergantung pada dua prinsip dasar proses seleksi. Prinsip pertama yaitu perilaku dimasa lalu merupaka predictor terbaik atas perilaku dimasa yang akan datang. Pengetahuan tentang apa yang telah dikerjakan oleh seseorang dimasa silam merupakan idikator terbaik dari apa kemungkinan dilakukanya pada masa yang akan datang. Prinsip kedua adalah organisasi harus menghimpun data yang handal dan sahih sebanyak mungkin, sepanjang masih layak secara ekonomis dan setelah itu memanfaatkannya data tadi untuk menyeleksi pelamar kerja.
Elemen dasar Proses Seleksi
Proses seleksi berjalan seturut dengan tujuan organisasi, desain pekerjaan, dan penilaian kinerja karyawan serta aktivitas rekrutmen dan seleksi. Eleman yang paling mendasar dalam aktivitas seleksi adalah penentuan tujuan organisasi yang harus tercakup dalam kebijakan pengangkatan umum organisasi. Elemen kedua adalahmerancang pekerjaan dengan menentukan kewajiban dan tanggung jawab yang akan dituntut setiap pekerjaan. Elemen ketiga yaitu mencakup pengukuran kesuksesan pekerjaan. Elemen keempat adalah spesifikasi pekerjaan berasal dari analisis pekerjaan yang menuntut karakter. Elemen terakhir yaitu penyusunan kebijakan harus menentukan paduan wawancara, tes, atau teknik seleksi lainya yang akan digunakan dalam proses seleksi.
Faktor yang mempegaruhi proses seleksi
Pertimbangan pertama, konsekuensi yang salah haruslah diperhitungkan, hal ini dipengaruhi oleh panjangnya periode pelatihan, dana yang diinvestasikan kepada karyawan baru. Pertimbangan kedua, kebijakan perusahaan dan sikap manajemen puncak. Kebijakan yang di keluarkan oleh manajemen puncak dapat menghambat proses seleksi. Pertimbangan ketiga menyangkut waktu yang tersedia untuk mengambil keputusan seleksi. Pertimbangan keempat pendekatan seleksi yang berbeda umunya digunakan untuk mengisi posisi-posisi di jenjang yang berbeda didalam organisasi. Pertimbangan terakhir adalah sector ekonomi dimana individu akan dikaryakan swasta, pemerintahan dan organisasi nirlaba dapat mempengaruhi proses seleksi.
Proses Seleksi
Banyak tahapan dalam proses seleksi dan urutannya bervariasi tidak hanya pada organisasi, tetapi juga pada tipe dan tingkatan pekerjaan yang akan diisi, biaya pelaksanaanfungsi tertentu disetiap tahap, dan efektivitas setiap tahap dalam menyaring kandidat yang tidak memenuhi syarat. Tahap-tahap dalam proses seleksi yang biasanya dipergunakan terdiri atas. :
• Wawancara saringan pendahuluan
• Pengisian formulir lamaran
• Wawancara kerja
• Tes seleksi
• Pemerikasaan referensi dan latar belakang
• Pemerikasaan fisik
• Wawancara dengan penyelia
• Keputusan pengangkatan
Jumat, 18 November 2011
MSDM "Penilaian Kinerja"
PENILAIAN KINERJA
Kinerja karyawan adalah tingkat terhadap mana para karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan. Sedangkan sistem penilaian kinerja ialah proses yang mengukur kinerja karyawan.
Faktor yang Berpengaruh dalam Penilaian Kinerja
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penilaian kinerja karyawan adalah :
1. karakteristik situasi,
2. deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan,
3. tujuan-tujuan penilaian kinerja,
4. sikap para karyawan dan manajer terhadap evaluasi
Tujuan Penilaian Kinerja
Tujuan diadakannya penilaian kinerja bagi para karyawan dapat kita ketahui dibagi menjadi dua, yaitu:
Tujuan evaluasi
Seorang manajer menilai kinerja dari masalalu seorang karyawan dengan menggunakan ratings deskriptif untuk menilai kinerja dan dengan data tersebut berguna dalam keputusan-keputusan promosi. demosi, terminasi dan kompensasi.
Tujuan pengembangan
Seorang manajer mencoba untuk meningkatkan kinerja seorang karyawan dimasa yang akan datang. Sedangkan tujuan pokok dari sistem penilaian kinerja karyawan adalah: sesuatu yang menghasilkan informasi yang akurat dan valid berkenaan dengan prilaku dan kinerja anggota organisasi atau perusahaan.
Manfaat penilaian kerja
Manfaat penilaian kinerja bagi semua pihak adalah agar bagi mereka mengetahui manfaat yang dapat mereka harapkan.
Pihak-pihak yang berkepentingan dalam penilaian adalah:
(1) Orang yang dinilai (karyawan)
(2) Penilai (atasan, supervisor, pimpinan, manager, konsultan) dan
(3) Perusahaan.
Manfaat bagi karyawan yang dinilai
Bagi karyawan yang dinilai, keuntungan pelaksanaan penilaian kinerja adalah, antara lain:
a. Meningkatkan motivasi.
b. Meningkatkan kepuasan hidup.
c. Adanya kejelasan standard hasil yang diterapkan mereka.
d. Umpan balik dari kinerja lalu yang kurang akurat dan konstruktif.
e. Pengetahuan tentang kekuatan dan kelemahan menjadi lebih besar.
f. Pengembangan tantang pengetahuan dan kelemahan menjadi lebih besar, membangun kekuatan dan mengurangi kelemahan semaksimal mungkin.
g. Adanya kesempatan untuk berkomunikasi ke atas .
h. Peningkatan pengertian tentang nilai pribadi.
i. Kesempatan untuk mendiskusikan permasalahan pekerjaan dan bagaimana mereka mengatasinya.
j. Suatu pemahaman jelas dari apa yang diharapkan dan apa yang perlu untuk dilaksanakan untuk mencapai harapan tersebut.
k. Adanya pandangan yang lebih jelas tentang konteks pekerjaan.
l. Kesempatan untuk mendiskusikan cita-cita dan bimbingan apa pun dorongan atau pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi cita-cita karyawan.
m. Meningkatkan hubungan yang harmonis dan aktif dengan atasan.
Manfaat bagi penilai (supervisor/manager/penyelia)
Bagi penilai, manfaat pelaksanaan penilaian kinerja adalah;
a. Kesempatan untuk mengukur dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja karyawan untuk perbaikan manajeman selanjutnya.
b. Kesempatan untuk mengembangkan suatu pandangan umum tentang pekerjaan individu dan departemen yang lengkap.
c. Memberikan peluang untuk mengembangkan sistem pengawasan baik untuk pekerjaan manajer sendiri, maupun pekerjaan dari bawahannya.
d. Identifikasi gagasan untuk peningkatan tentang nilai pribadi.
e. Peningkatan kepuasan kerja .
f. Pemahaman yang lebih baik terhadap karyawan, tentang rasa takut, rasa grogi, harapan, dan aspirasi mereka.
g. Menigkatkan kepuasan kerja baik terhadap karyawan dari para manajer maupun dari para karyawan.
h. Kesempatan untuk menjelaskan tujuan dan prioritas penilai dengan memberikan pandangan yang lebih baik terhadap bagaimana mereka dapat memberikan kontribusi yang lebih besar kepada perusahaan.
i. Meningkatkan rasa harga diri yang kuat diantara manajer dan juga para karyawan, karena telah berhasil mendekatkan ide dari karyawan dengan ide para manajer.
j. Sebagai media untuk mengurangi kesejangan antara sasaran individu dengan sasaran kelompok atau sasaran departemen SDM atau sasaran perusahaan.
k. Kesempatan bagi para manajer untuk menjelaskan pada karyawan apa yang sebenarnya diingikan oleh perusahaan dari para karyawan sehingga para karyawan dapat mengukur dirinya, menempatkan dirinya, dan berjaya sesuai dengan harapan dari manajer.
l. Sebagai media untuk menigkatkan interpersonal relationship atau hubungan antara pribadi antara karyawan dan manajer.
m. Dapat sebagai sarana menimgkatkan motivasi karyawan dengan lebih memusatkan perhatian kepada mereka secara pribadi.
n. Merupakan kesempatan berharga bagi manajer agar dapat menilai kembali apa yang telah dilakukan sehingga ada kemungkinan merevisi target atau menyusun prioritas kembali.
o. Bisa mengidentifikasikan kesempatan untuk rotasi atau perubahan tugas karyawan.
Manfaat bagi perusahaan
Bagi perusahaan, manfaat penilaian adalah, antara lain:
a. Perbaikan seluruh simpul unit-unit yang ada dalam perusahaan karena:
1) Komunikasi menjadi lebih efektif mengenai tujuan perusahaan dan nilai budaya perusahaan.;
2) Peningkatan rasa kebersamaan dan loyalitas;
3) Peningkatan kemampuan dan kemauan manajer untuk menggunakan keterampilan dan keahlian memimpinnya untuk memotivasi karyawan dan mengembangkan kemauan dan keterampilan karyawan.
b. Meningkatkan pandangan secara luas menyangkut tugas yang dilakukan oleh masing-masing karyawan;
c. Meningkatkan kualitas komunikasi;
d. Meningkatkan motivasi karyawan secara keseluruhan;
e. Meningkatkan keharmonisan hubungan dalam pencapaian tujuan perusahaan;
f. Peningkatan segi pengawasan melekat dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap karyawan;
g. Harapan dan pandangan jangka panjang dapat dikembangkan;
h. Untuk mengenali lebih jelas pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan;
i. Kemampuan menemu kenali setiap permasalahan;
j. Sebagai sarana penyampaian pesan bahwa karyawan itu dihargai oleh perusahaan.
Metode-metode Penilaian Kinerja
Ada tujuh metode penilaian kinerja yaitu:
1. Rating Scales
Menilai kinerja pegawai dengan menggunakan skala untuk mengukur faktor-faktor kinerja (performance factor). Misalnya dalam mengukur tingkat inisiatif dan tanggung jawab pegawai. Skala yang digunakan adalah 1 sampai 5, yaitu 1 adalah yang terburuk dan 5 adalah yang terbaik. Jika tingkat inisiatif dan tanggung jawab pegawai tersebut biasa saja, maka ia diberi nilai 3 atau 4 dan begitu seterusnya untuk menilai faktor-faktor kinerja lainnya.
2. Critical Incidents
Evaluator mencatat mengenai apa saja perilaku/pencapaian terbaik dan terburuk (extremely good or bad behaviour) pegawai. Dalam metode ini, penilai harus menyimpan catatan tertulis tentang tindakan-tindakan atau prilaku kerja yang sangat positif (high favorable) dan perilaku kerja yang sangat negatif (high unfavorable) selama periode penilaian.
3. Essay
Evaluator menulis deskripsi mengenai kekuatan dan kelemahan karyawan, kinerjanya pada masa lalu, potensinya dan memberikan saran-saran untuk pengembangan pekerja tersebut. Metode ini cenderung lebih memusatkan perhatian pada perilaku ekstrim dalam tugas-tugas karyawan daripada pekerjaan atau kinerja rutin yang mereka lakukan dari hari ke hari. Penilaian seperti ini sangat tergantung kepada kemampuan menulis seorang penilai.
4. Work standard
Metode ini membandingkan kinerja setiap karyawan dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya atau dengan tingkat keluaran yang diharapkan. Standar mencerminkan keluaran normal dari seorang pekerja yang berprestasi rata-rata, yang bekerja pada kecepatan atau kondisi normal. Agar standar ini dianggap objektif, para pekerja harus memahami secara jelas bagaimana standar yang ditetapkan.
5. Ranking
Penilai menempatkan seluruh pekerja dalam satu kelompok sesuai dengan peringkat yang disusun berdasarkan kinerja secara keseluruhan. Contohnya, pekerja terbaik dalam satu bagian diberi peringkat paling tinggi dan pekerja yang paling buruk prestasinya diletakkan di peringkat paling bawah. Kesulitan terjadi bila pekerja menunjukkan prestasi yang hampir sama atau sebanding.
6. Forced distribution
Penilai harus “memasukkan” individu dari kelompok kerja ke dalam sejumlah kategori yang serupa dengan sebuah distribusi frekuensi normal. Contoh para pekerja yang termasuk ke dalam 10 persen terbaik ditempatkan ke dalam kategori tertinggi, 20 persen terbaik sesudahnya ke dalam kategori berikutnya, 40 persen berikutnya ke dalam kategori menengah, 20 persen sesudahnya ke dalam kategori berikutnya, dan 10 persen sisanya ke dalam kategori terendah. Bila sebuah departemen memiliki pekerja yang semuanya berprestasi istimewa, atasan “dipaksa” untuk memutuskan siapa yang harus dimasukan ke dalam kategori yang lebih rendah.
7. Behaviourally Anchored Rating Scales (BARS)
Evaluator menilai pegawai berdasarkan beberapa jenis perilaku kerja yang mencerminkan dimensi kinerja dan membuat skalanya. Misalnya penilaian pelayanan pelanggan. Bila pegawai bagian pelayanan pelanggan tidak menerima tip dari pelanggan, ia diberi skala 4 yang berarti kinerja lumayan. Bila pegawai itu membantu pelanggan yang kesulitan atau kebingungan, ia diberi skala 7 yang berarti kinerjanya memuaskan, dan seterusnya. Metode ini mendeskripsikan perilaku yang diharapkan sesuai dengan tingkat kinerja yang diharapkan.
Kriteria Kinerja
Dalam menetapkan kriteria kinerja, ada beberapa kritera,yaitu :
Ciri-ciri
Ciri-ciri karyawan tertentu seperti sikap, penampilan, dan inisiatif merupakan dasar untuk evaluasi.
Perilaku
Ketika hasil dari tugas individu sulit untuk ditentukan, organisasi dapat mengevaluasi perilaku seseorang yang terkait dengan tugas atau kompetensi.
Kompetensi
Kompetensi terdiri dari pengetahuan, keterampilan, sifat dan perilaku, dan berhubungan dengan keterampilan interpersonal atau berorientasi bisnis.
Pencapaian tujuan
Jika organisasi mempertimbangkan hasil akhir pencapaian tujuan sebagai suatu hal yang berarti, hasil pencapaian tujuan akan menjadi faktor yang tepat untuk dievaluasi untuk dibandingkan dengan standar.
Peningkatan potensi
Ketika organisasi mengevaluasi kinerja karyawan, kriteria difokuskan pada masa lalu, masa sekarang, dibandingkan dengan standar.
Tanggung-jawab Penilaian
Dalam organisasi, departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan desain dan pelaksanaan program penilaian kinerja. Orang yang mungkin ditunjuk adalah:
1. Atasan langsung.
Atasan langsung bertanggung-jawab untuk menilai kinerja karena dialah yang setiap saat dapat mengamati para karyawan.
2. Bawahan
Bawahan berada dalam posisi yang tepat untuk menilai efektivitas manajerial. Pendukung pendekatan ini percaya bahwa atasan sangat menyadari kebutuhan kelompok kerja dan dapat membuat pekerjaan lebih baik. Sebaliknya, kritikus khawatir bahwa bawahan takut akan pembalasan.
3. Peers
Kekuatan utama untuk menilai kinerja adalah rekan kerja, yang memiliki kinerja dan pandangan yang khas, terutama dalam tugas-tugas tim.
4. Evaluasi diri
Jika karyawan memahami tujuan dan kriteria untuk evaluasi, mereka memiliki posisi yang baik untuk menilai kinerja mereka sendiri.
6. Pelanggan
Organisasi menggunakan pendekatan ini karena hal ini menunjukkan komitmen terhadap pelanggan, karena karyawan adalah pemegang tanggung-jawab.
Karakteristik Sistem Penilaian Kinerja Yang Efektif
Karakteristik sistem penilaian yang efektif, adalah:
1. Kriteria yang terkait dengan pekerjaan
Kriteria yang digunakan untuk menilai kinerja karyawan harus berkaitan dengan pekerjaan / valid.
2. Ekspektasi Kinerja
Sebelum periode penilaian, para manajer harus menjelaskan secara gamblang tentang kinerja yang diharapkan kepada pekerja.
3. Standardisasi
Pekerja dalam kategori pekerjaan yang sama dan berada di bawah organisasi yang sama harus dinilai dengan menggunakan instrumen yang sama.
4. Penilaian yang Cakap
Tanggung jawab untuk menilai kinerja karyawan hendaknya dibebankan kepada seseorang atau sejumlah orang, yang secara langsung mengamati paling tidak sampel yang representatif dari kinerja itu. Untuk menjamin konsistensi penilaian, para penilai harus mendapatkan latihan yang memadai.
5. Komunikasi Terbuka
Pada umumnya, para pekerja memiliki kebutuhan untuk mengetahui tentang seberapa baik kinerja mereka.
6. Akses Karyawan Terhadap Hasil Penilaian
Setiap pekerja harus memperoleh akses terhadap hasil penilaian. Kerahasiaan akan menumbuhkan kecurigaan. Menyediakan akses terhadap hasil penilaian memberikan kesempatan karyawan untuk mendeteksi setiap kesalahannya.
7. Proses Pengajuan Keberatan (due process)
Dalam hubungannya dengan pengajuan keberatan secara formal atas hasil penilainnya, penetapan due process merupakan langkah penting.
Kegunaan Penilaian Kinerja
Kegunaan dari penilaian kinerja, adalah:
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
2. Rekrutmen dan Seleksi
3. Pelatihan dan Pengembangan
4. Perencanaan dan Pengembangan Karir
5. Program Kompensasi
6. Hubungan Karyawan Internal
7. Penilaian Potensi Tenaga Kerja
FAKTOR PENGHAMBAT PENILAIAN KINERJA / BIAS
1. Kendala hukum / legal : perbedaan jenis kelamin, ras bangsa, diskriminasi usia dll.
2. Bias oleh penilai :
a. Halo effect : pendapat pribadi penilai mempengaruhi penilaian kinerja.
b. Kesalahan kecenderungan terpusat : penilai cenderung memberi nilai agak merata
c. Bias karena terlalu lunak / terlalu keras.
d. Bias karena penyimpangan lintas budaya. Misal : pada kultur Asia atasan yang memberi nilai pada bawahan yang lebih tua akan bias, karena yang lebih muda umumnya hormat kepada yang lebih tua.
e. Prasangka pribadi, misal : penilai memebrikan nilai rendah pada wanita yang berprestasi pada pekerjaan yang diperuntukkan pada pria.
f. Pengaruh kesan terakhir. Karyawan dinilai berdasarkan hal – hal terakhir yang diingat oleh atasan.
Kinerja karyawan adalah tingkat terhadap mana para karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan. Sedangkan sistem penilaian kinerja ialah proses yang mengukur kinerja karyawan.
Faktor yang Berpengaruh dalam Penilaian Kinerja
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penilaian kinerja karyawan adalah :
1. karakteristik situasi,
2. deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan,
3. tujuan-tujuan penilaian kinerja,
4. sikap para karyawan dan manajer terhadap evaluasi
Tujuan Penilaian Kinerja
Tujuan diadakannya penilaian kinerja bagi para karyawan dapat kita ketahui dibagi menjadi dua, yaitu:
Tujuan evaluasi
Seorang manajer menilai kinerja dari masalalu seorang karyawan dengan menggunakan ratings deskriptif untuk menilai kinerja dan dengan data tersebut berguna dalam keputusan-keputusan promosi. demosi, terminasi dan kompensasi.
Tujuan pengembangan
Seorang manajer mencoba untuk meningkatkan kinerja seorang karyawan dimasa yang akan datang. Sedangkan tujuan pokok dari sistem penilaian kinerja karyawan adalah: sesuatu yang menghasilkan informasi yang akurat dan valid berkenaan dengan prilaku dan kinerja anggota organisasi atau perusahaan.
Manfaat penilaian kerja
Manfaat penilaian kinerja bagi semua pihak adalah agar bagi mereka mengetahui manfaat yang dapat mereka harapkan.
Pihak-pihak yang berkepentingan dalam penilaian adalah:
(1) Orang yang dinilai (karyawan)
(2) Penilai (atasan, supervisor, pimpinan, manager, konsultan) dan
(3) Perusahaan.
Manfaat bagi karyawan yang dinilai
Bagi karyawan yang dinilai, keuntungan pelaksanaan penilaian kinerja adalah, antara lain:
a. Meningkatkan motivasi.
b. Meningkatkan kepuasan hidup.
c. Adanya kejelasan standard hasil yang diterapkan mereka.
d. Umpan balik dari kinerja lalu yang kurang akurat dan konstruktif.
e. Pengetahuan tentang kekuatan dan kelemahan menjadi lebih besar.
f. Pengembangan tantang pengetahuan dan kelemahan menjadi lebih besar, membangun kekuatan dan mengurangi kelemahan semaksimal mungkin.
g. Adanya kesempatan untuk berkomunikasi ke atas .
h. Peningkatan pengertian tentang nilai pribadi.
i. Kesempatan untuk mendiskusikan permasalahan pekerjaan dan bagaimana mereka mengatasinya.
j. Suatu pemahaman jelas dari apa yang diharapkan dan apa yang perlu untuk dilaksanakan untuk mencapai harapan tersebut.
k. Adanya pandangan yang lebih jelas tentang konteks pekerjaan.
l. Kesempatan untuk mendiskusikan cita-cita dan bimbingan apa pun dorongan atau pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi cita-cita karyawan.
m. Meningkatkan hubungan yang harmonis dan aktif dengan atasan.
Manfaat bagi penilai (supervisor/manager/penyelia)
Bagi penilai, manfaat pelaksanaan penilaian kinerja adalah;
a. Kesempatan untuk mengukur dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja karyawan untuk perbaikan manajeman selanjutnya.
b. Kesempatan untuk mengembangkan suatu pandangan umum tentang pekerjaan individu dan departemen yang lengkap.
c. Memberikan peluang untuk mengembangkan sistem pengawasan baik untuk pekerjaan manajer sendiri, maupun pekerjaan dari bawahannya.
d. Identifikasi gagasan untuk peningkatan tentang nilai pribadi.
e. Peningkatan kepuasan kerja .
f. Pemahaman yang lebih baik terhadap karyawan, tentang rasa takut, rasa grogi, harapan, dan aspirasi mereka.
g. Menigkatkan kepuasan kerja baik terhadap karyawan dari para manajer maupun dari para karyawan.
h. Kesempatan untuk menjelaskan tujuan dan prioritas penilai dengan memberikan pandangan yang lebih baik terhadap bagaimana mereka dapat memberikan kontribusi yang lebih besar kepada perusahaan.
i. Meningkatkan rasa harga diri yang kuat diantara manajer dan juga para karyawan, karena telah berhasil mendekatkan ide dari karyawan dengan ide para manajer.
j. Sebagai media untuk mengurangi kesejangan antara sasaran individu dengan sasaran kelompok atau sasaran departemen SDM atau sasaran perusahaan.
k. Kesempatan bagi para manajer untuk menjelaskan pada karyawan apa yang sebenarnya diingikan oleh perusahaan dari para karyawan sehingga para karyawan dapat mengukur dirinya, menempatkan dirinya, dan berjaya sesuai dengan harapan dari manajer.
l. Sebagai media untuk menigkatkan interpersonal relationship atau hubungan antara pribadi antara karyawan dan manajer.
m. Dapat sebagai sarana menimgkatkan motivasi karyawan dengan lebih memusatkan perhatian kepada mereka secara pribadi.
n. Merupakan kesempatan berharga bagi manajer agar dapat menilai kembali apa yang telah dilakukan sehingga ada kemungkinan merevisi target atau menyusun prioritas kembali.
o. Bisa mengidentifikasikan kesempatan untuk rotasi atau perubahan tugas karyawan.
Manfaat bagi perusahaan
Bagi perusahaan, manfaat penilaian adalah, antara lain:
a. Perbaikan seluruh simpul unit-unit yang ada dalam perusahaan karena:
1) Komunikasi menjadi lebih efektif mengenai tujuan perusahaan dan nilai budaya perusahaan.;
2) Peningkatan rasa kebersamaan dan loyalitas;
3) Peningkatan kemampuan dan kemauan manajer untuk menggunakan keterampilan dan keahlian memimpinnya untuk memotivasi karyawan dan mengembangkan kemauan dan keterampilan karyawan.
b. Meningkatkan pandangan secara luas menyangkut tugas yang dilakukan oleh masing-masing karyawan;
c. Meningkatkan kualitas komunikasi;
d. Meningkatkan motivasi karyawan secara keseluruhan;
e. Meningkatkan keharmonisan hubungan dalam pencapaian tujuan perusahaan;
f. Peningkatan segi pengawasan melekat dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap karyawan;
g. Harapan dan pandangan jangka panjang dapat dikembangkan;
h. Untuk mengenali lebih jelas pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan;
i. Kemampuan menemu kenali setiap permasalahan;
j. Sebagai sarana penyampaian pesan bahwa karyawan itu dihargai oleh perusahaan.
Metode-metode Penilaian Kinerja
Ada tujuh metode penilaian kinerja yaitu:
1. Rating Scales
Menilai kinerja pegawai dengan menggunakan skala untuk mengukur faktor-faktor kinerja (performance factor). Misalnya dalam mengukur tingkat inisiatif dan tanggung jawab pegawai. Skala yang digunakan adalah 1 sampai 5, yaitu 1 adalah yang terburuk dan 5 adalah yang terbaik. Jika tingkat inisiatif dan tanggung jawab pegawai tersebut biasa saja, maka ia diberi nilai 3 atau 4 dan begitu seterusnya untuk menilai faktor-faktor kinerja lainnya.
2. Critical Incidents
Evaluator mencatat mengenai apa saja perilaku/pencapaian terbaik dan terburuk (extremely good or bad behaviour) pegawai. Dalam metode ini, penilai harus menyimpan catatan tertulis tentang tindakan-tindakan atau prilaku kerja yang sangat positif (high favorable) dan perilaku kerja yang sangat negatif (high unfavorable) selama periode penilaian.
3. Essay
Evaluator menulis deskripsi mengenai kekuatan dan kelemahan karyawan, kinerjanya pada masa lalu, potensinya dan memberikan saran-saran untuk pengembangan pekerja tersebut. Metode ini cenderung lebih memusatkan perhatian pada perilaku ekstrim dalam tugas-tugas karyawan daripada pekerjaan atau kinerja rutin yang mereka lakukan dari hari ke hari. Penilaian seperti ini sangat tergantung kepada kemampuan menulis seorang penilai.
4. Work standard
Metode ini membandingkan kinerja setiap karyawan dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya atau dengan tingkat keluaran yang diharapkan. Standar mencerminkan keluaran normal dari seorang pekerja yang berprestasi rata-rata, yang bekerja pada kecepatan atau kondisi normal. Agar standar ini dianggap objektif, para pekerja harus memahami secara jelas bagaimana standar yang ditetapkan.
5. Ranking
Penilai menempatkan seluruh pekerja dalam satu kelompok sesuai dengan peringkat yang disusun berdasarkan kinerja secara keseluruhan. Contohnya, pekerja terbaik dalam satu bagian diberi peringkat paling tinggi dan pekerja yang paling buruk prestasinya diletakkan di peringkat paling bawah. Kesulitan terjadi bila pekerja menunjukkan prestasi yang hampir sama atau sebanding.
6. Forced distribution
Penilai harus “memasukkan” individu dari kelompok kerja ke dalam sejumlah kategori yang serupa dengan sebuah distribusi frekuensi normal. Contoh para pekerja yang termasuk ke dalam 10 persen terbaik ditempatkan ke dalam kategori tertinggi, 20 persen terbaik sesudahnya ke dalam kategori berikutnya, 40 persen berikutnya ke dalam kategori menengah, 20 persen sesudahnya ke dalam kategori berikutnya, dan 10 persen sisanya ke dalam kategori terendah. Bila sebuah departemen memiliki pekerja yang semuanya berprestasi istimewa, atasan “dipaksa” untuk memutuskan siapa yang harus dimasukan ke dalam kategori yang lebih rendah.
7. Behaviourally Anchored Rating Scales (BARS)
Evaluator menilai pegawai berdasarkan beberapa jenis perilaku kerja yang mencerminkan dimensi kinerja dan membuat skalanya. Misalnya penilaian pelayanan pelanggan. Bila pegawai bagian pelayanan pelanggan tidak menerima tip dari pelanggan, ia diberi skala 4 yang berarti kinerja lumayan. Bila pegawai itu membantu pelanggan yang kesulitan atau kebingungan, ia diberi skala 7 yang berarti kinerjanya memuaskan, dan seterusnya. Metode ini mendeskripsikan perilaku yang diharapkan sesuai dengan tingkat kinerja yang diharapkan.
Kriteria Kinerja
Dalam menetapkan kriteria kinerja, ada beberapa kritera,yaitu :
Ciri-ciri
Ciri-ciri karyawan tertentu seperti sikap, penampilan, dan inisiatif merupakan dasar untuk evaluasi.
Perilaku
Ketika hasil dari tugas individu sulit untuk ditentukan, organisasi dapat mengevaluasi perilaku seseorang yang terkait dengan tugas atau kompetensi.
Kompetensi
Kompetensi terdiri dari pengetahuan, keterampilan, sifat dan perilaku, dan berhubungan dengan keterampilan interpersonal atau berorientasi bisnis.
Pencapaian tujuan
Jika organisasi mempertimbangkan hasil akhir pencapaian tujuan sebagai suatu hal yang berarti, hasil pencapaian tujuan akan menjadi faktor yang tepat untuk dievaluasi untuk dibandingkan dengan standar.
Peningkatan potensi
Ketika organisasi mengevaluasi kinerja karyawan, kriteria difokuskan pada masa lalu, masa sekarang, dibandingkan dengan standar.
Tanggung-jawab Penilaian
Dalam organisasi, departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan desain dan pelaksanaan program penilaian kinerja. Orang yang mungkin ditunjuk adalah:
1. Atasan langsung.
Atasan langsung bertanggung-jawab untuk menilai kinerja karena dialah yang setiap saat dapat mengamati para karyawan.
2. Bawahan
Bawahan berada dalam posisi yang tepat untuk menilai efektivitas manajerial. Pendukung pendekatan ini percaya bahwa atasan sangat menyadari kebutuhan kelompok kerja dan dapat membuat pekerjaan lebih baik. Sebaliknya, kritikus khawatir bahwa bawahan takut akan pembalasan.
3. Peers
Kekuatan utama untuk menilai kinerja adalah rekan kerja, yang memiliki kinerja dan pandangan yang khas, terutama dalam tugas-tugas tim.
4. Evaluasi diri
Jika karyawan memahami tujuan dan kriteria untuk evaluasi, mereka memiliki posisi yang baik untuk menilai kinerja mereka sendiri.
6. Pelanggan
Organisasi menggunakan pendekatan ini karena hal ini menunjukkan komitmen terhadap pelanggan, karena karyawan adalah pemegang tanggung-jawab.
Karakteristik Sistem Penilaian Kinerja Yang Efektif
Karakteristik sistem penilaian yang efektif, adalah:
1. Kriteria yang terkait dengan pekerjaan
Kriteria yang digunakan untuk menilai kinerja karyawan harus berkaitan dengan pekerjaan / valid.
2. Ekspektasi Kinerja
Sebelum periode penilaian, para manajer harus menjelaskan secara gamblang tentang kinerja yang diharapkan kepada pekerja.
3. Standardisasi
Pekerja dalam kategori pekerjaan yang sama dan berada di bawah organisasi yang sama harus dinilai dengan menggunakan instrumen yang sama.
4. Penilaian yang Cakap
Tanggung jawab untuk menilai kinerja karyawan hendaknya dibebankan kepada seseorang atau sejumlah orang, yang secara langsung mengamati paling tidak sampel yang representatif dari kinerja itu. Untuk menjamin konsistensi penilaian, para penilai harus mendapatkan latihan yang memadai.
5. Komunikasi Terbuka
Pada umumnya, para pekerja memiliki kebutuhan untuk mengetahui tentang seberapa baik kinerja mereka.
6. Akses Karyawan Terhadap Hasil Penilaian
Setiap pekerja harus memperoleh akses terhadap hasil penilaian. Kerahasiaan akan menumbuhkan kecurigaan. Menyediakan akses terhadap hasil penilaian memberikan kesempatan karyawan untuk mendeteksi setiap kesalahannya.
7. Proses Pengajuan Keberatan (due process)
Dalam hubungannya dengan pengajuan keberatan secara formal atas hasil penilainnya, penetapan due process merupakan langkah penting.
Kegunaan Penilaian Kinerja
Kegunaan dari penilaian kinerja, adalah:
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
2. Rekrutmen dan Seleksi
3. Pelatihan dan Pengembangan
4. Perencanaan dan Pengembangan Karir
5. Program Kompensasi
6. Hubungan Karyawan Internal
7. Penilaian Potensi Tenaga Kerja
FAKTOR PENGHAMBAT PENILAIAN KINERJA / BIAS
1. Kendala hukum / legal : perbedaan jenis kelamin, ras bangsa, diskriminasi usia dll.
2. Bias oleh penilai :
a. Halo effect : pendapat pribadi penilai mempengaruhi penilaian kinerja.
b. Kesalahan kecenderungan terpusat : penilai cenderung memberi nilai agak merata
c. Bias karena terlalu lunak / terlalu keras.
d. Bias karena penyimpangan lintas budaya. Misal : pada kultur Asia atasan yang memberi nilai pada bawahan yang lebih tua akan bias, karena yang lebih muda umumnya hormat kepada yang lebih tua.
e. Prasangka pribadi, misal : penilai memebrikan nilai rendah pada wanita yang berprestasi pada pekerjaan yang diperuntukkan pada pria.
f. Pengaruh kesan terakhir. Karyawan dinilai berdasarkan hal – hal terakhir yang diingat oleh atasan.
perencanaan pesan-pesan bisnis "KOUMUNIKASI BISNIS, BAB 5"
BAB II
PEMBAHASAN
A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
1. Perencanaan
Perencanaan mencakup hal-hal dasar, seperti tujuan komunikasi, audiens yang menerima pesan, pesan pokok yang akan disampaikan dan saluran atau media apa yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Selain itu intonasi juga perlu di perhatikan, yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada sehingga tujuan dari komunikasi tersebut dapat tersampaikan.
Proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahapan setelah perencanaan adalah pengorganisasian ide-ide yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses pengorganisasian dengan memulai merangkai kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung pokok bahasan. Perlu juga diperhatikan menggunakan kata-kata, kalimat dan paragraph yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh penerima pesan.
3. Revisi
Tahap berikutnya setelah pengorganisasian, yaitu revisi. Revisi dilakukan jika maksud dan isi pesan belum dapat di pahami oleh si penerima pesan. Sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
B. PENETUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis, yaitu memikirkan tujuan dari komunikasi. Sebelum memutuskan untuk penyampaikan pesan kepada pihak lain, seorang komunikator harus menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya tepat, dan apakah tujuan tersebut dapat diteima. Untuk melakukan hal tersebut, komunikator harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi tersebut.
I. Mengapa Tujuan Harus Jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda untuk mencapai tujuan yang dikendaki. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan, antara lain: 1
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, sebaikanya dilihat dulu pengaruh yang ditimbulkan dari pesan itu besar atau kecil. Sampaikan pesan yang sekiranya membawa pengaruh yang besar kepada audiens, lalu sampaikan juga pesan-peasn pendukungnya atau yang berpengaruh kecil untuk audiens.
b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menghadapi audiensnya, para komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audiens akan gagal mendapatkan yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai.
c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator menyampaikan informasi yang penting dan relevan untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Menyingkirkan informasi yang tidak penting dan kurang relevan agar lebih efisien, sehingga akanmencapai sasaran yang dikehendaki.
d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan
Menetapkan media yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa tulisan atau lisan.
II. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: member informasi, melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audiens.
a. Memberi Informasi
Tujuan dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
b. Melakukan Persuasi
Tujuan selanjutnya komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar dapat dipahami dengan baik dan benar. Untuk memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak harus memahami prinsip win-win solution yang artinya kedua belah pihak yang bernegosiasi saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan.
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga komunikasi bisnis, yaitu melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Dengan komunikasi bisnis seseorang dapat melakukan kerja bisnis dengan mudah baik dengan perusahaan domestic atau perusahaan asing. Komunikasi bisnis dapat menggunakan media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, internet, email. Teknologi komunikasi sangat penting dalam mempererat kerja sama dalam dunia bisnis.
2
III. Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yang baik harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut:
a. Realistik?
Tujuan yang disampaikan harus realistis dalam artian bahwa idea tau gagasan yang akan disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada.
b. Tepat Waktu?
Saat menyampaikan idea tau gagasan sebaiknya disesuaikan dengan tempatnya.
c. Tepat Orangnya?
Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan tinggi cenderung dapat menerima apa yang disampaikan dari pada orang yang berkedudukan rendah. Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan pesan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian suatu pesan.
d. Tepat Tujuannya?
Tujuan menyampaikan pesan sebaiknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, untuk menyampaikan pesan kepada audiens, usahakan pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.
C. ANALISIS AUDIENS
Komunikasi yang telah memiliki tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audiens yang dihadapi.
I. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah kita kenal dengan baik. Akan tetapi, akan menjadi sulit jika audiensnya adalah orang-orang yang belum kita kenal. Dengan demikian, komunikator perlu melakukan investigasi untuk reaksi mereka.
a. Ukuran dan Komposisi
Audiens jumlah besar akan menunjukan perilaku yang berbeda-beda dengan jumlah audiens yang sedikit. Bentuk dan format penulisan juga berbeda. Untuk jumlah audiens yang sedikit, materi dapat dikemas dengan bentuk laporan sederhana untuk dipresentasikan, sedangkan untuk jumlah audiens yang besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan format penulisan yang lebih formal.
b. Siapa Audiens
Audiens yang dituju lebih dari satu orang, maka komunikator perlu mengidentifikasi siapa yang memiliki peran penting/posisi kunci, biasanya memiliki status organisasional yang tinggi. Atau orang yang posisinya rendah karena memiliki kelebihan dalam bidang tertentu dapat menjadi posisi kunci dalam materi yang disampaikan.
3
c. Reaksi Audiens
Perlu juga diketahuireaksi yang ditumbalkan oleh audiens. Jika audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat, sebaiknya presentasi di sajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, karena jika diajak diskusi reaksi meraka kurang positif.
d. Pemahaman Audiens
Dalam menyampaikan pesan, latar belakang audiens perlu diperhatikan. Jika audiens memiliki latar belakang yang berbeda dengan komunikator, sebaiknya audiens tersebut perlu dididik. Usahakan adar anda tidak terlalu menggurui, jika anda terkesan menggurui cenderung audiens merasa bosan dan jenuh pada pesan yang anda sampaikan.
e. Hubungan Audiens
Komunikator yang belum dikenal oleh audiens sebaiknya harus dapat meyakinkan audiens sebelum penyampaian pesan dilakukan. Komunikator yang berpenampilan meyakinkan, dapat membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak, sehingga pesan dapat tersampaikan. Struktur pesan dan nada pesan saat menyampaikan pesan dapat menunjukan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.
II. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens.
a. Caria pa yang diinginkan
Sebagai komunikator harus dapat menemukan apa yang diinginkan oleh audiens dan memberikan informasi yang diminta.
b. Antisipasi Hal yang Tak Terduga
Memberikan informasi yang diinginkan, dan tambahkan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.
c. Beri Informasi Lengkap
Usahakan semua informasi yang diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan. Artinya informasi-informasi penting yang mencakup dalam pesan yang diberikan. Sebaiknya lakukan pengecekan dulu sebelum informasi disampaikan kepada audiens.
d. Informasi Akurat
Informasi yang diberikan kepada audiens adalah informasi yang benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jika komunikator tidak sengaja menyampaikan informasi yang tidak benar, sebaiknya segera membetulkannya dan mohon maaf atas kesalahan yang dilakukan.
e. Tekankan Ide yang Menarik
Menemukan hal-hal penting bagi audiens, dan berikan perhatian khusus. Hal tersebut dapat dilakukan dengan baik, berarti komunikator telah berhasil memberikan kepuasan kepada audiens.
4
III. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Ada jenis pesan yang bertujuan untuk memotivasi audiens untuk mau merubah perilaku mereka. Pemberian motivasi sering terjadi hambatan. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan bahwa audienstidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baik. Sehingga harus dilakukan pendekatan argumentasi adalah pendekatan yang memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Pendekatan argumentasi tidak selamanya mampu menggaet audiens.
D. PENENTUAN IDE POKOK
Setiapa pesan bisnis akan menuju satu ide pokok. Hal-hal lain selain ide pokok adalah hal-hal pendukung. Topik dan ide pokok merupaka dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Sebelum menentuka ide pokok, ada hal-hal lain yang perlu didefinisikan terlebih dahulu.
I. Teknik Curah Pendapat
Mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yangpaling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dengan pertimbangan tujuan dan fakta yang ada. Ada beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan :
a. Storyeller’s Tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Focus pada alas an komunikasi, utama nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti sehingga ide pokok tersebut dapat ditemukan dengan mudah.
b. Random List
Untuk menemukan ide poko tersebut, anda perlu menulis segala sesuatu yang adadalam pikiran anda di atas kertas kosong. Lalu pelajari hubungan antara ide pokok satu dengan ide pokok yang lain.
c. CFR (Conclusions, Findings,Recommendations) Worksheet
Subjek yang menyangkut pemecahan masalah, gunakan satu lembar kerj (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baim sebagai langkah awal menentukan ide pokok, dan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e. Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan sehingga dapat menemukan ide pokoknya.
5
II. Pembatasan Cakupan
Penyampaiaan pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu lebih lama sehingga tidak efisien. Ide-ide pokok dari pesan selebihnya di sesuiakan dengan waktu yang ada, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaluli dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis.
1. Komunikasi Lisan
Kelebihan komunikasi lisan, yaitu:
• kemampuan memberikan umpan bailk dengan segera.
• Sifatnya yang ekonomis.
Pebdekatan lisan juga bermanfaat untuk informasi controversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan dua orang atau lebih. Semaikn sedikt jumlah audiens makan semakin baik interaksi di antara mereka, tetapi tidak jika jumlah audiens semakin banyak maka interkasi yang terjadi tidak begitu berjalan dengan baik.
2. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal atau laporan. Kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikanpesan-pesan mereka.
Dalam memilik saluran komunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosionalnya dan biaya pengiriman. Dan kapan seseorang memilih komunikasi lisan atau tetulis.
6
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang:
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik bersifat formal maupun informal, langkah selanjutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan sutau langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu oragnisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Dalam hal ini, baik akan mempermudah pencapaiaan tujuan komunikasi. Pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perncanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis, sedangkan penyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan secara lisan akan dibahas pada bab lainnya.
Dalam bab 5 ini akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens, penetuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.
Hal-hal yang Berkaitan :
• Menjelaskan tiga tahap dalam proses komposisi.
• Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.
• Menjelaskan pentingnya analisis audiens.
• Menjelaskan bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
• Melakukan seleksi saluran dan media komunikasi.
i
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan:
Proses penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaiaan pesan-pesan bisnis harus ditentuka terlebih dahulu baik secara umum maupun secara khusus. Di samping itu, dalam tahap perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi audiens, dan pemahaman kebutuhan motivasional audiens juga perlu dilakukan.
Langkah lain dari proses perencanaan pesan-pesan bisnis adalah menentukan ide pokonya. Ide pokok merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mengidentifikasi ide pokok, akan diperoleh arahan atau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan. Untuk menemukan ide pokok ada beberapa teknik yang dapat digunakan, di antaranya story teller’s, random list, CFR worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain.
Dalam merencanakan pesan-pesan bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan, komunikasi lisan, maupun komunikasi tertulis. Dalam memilih media komunikasi, apakah menggunakan surat. Surat elektronik, telepon, telepon genggam, telekonferensi, konferensi video, audiotape, videotape, faksimle, VOIP(Voice, Over , Internet. Protocol), laporan, memo atau media lain oerlu diperhatikan formalitas, kerahasiaan, umpan balik/feedback, kompleksitas, waktu dan biaya.
iii
PEMBAHASAN
A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
1. Perencanaan
Perencanaan mencakup hal-hal dasar, seperti tujuan komunikasi, audiens yang menerima pesan, pesan pokok yang akan disampaikan dan saluran atau media apa yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Selain itu intonasi juga perlu di perhatikan, yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada sehingga tujuan dari komunikasi tersebut dapat tersampaikan.
Proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahapan setelah perencanaan adalah pengorganisasian ide-ide yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses pengorganisasian dengan memulai merangkai kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung pokok bahasan. Perlu juga diperhatikan menggunakan kata-kata, kalimat dan paragraph yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh penerima pesan.
3. Revisi
Tahap berikutnya setelah pengorganisasian, yaitu revisi. Revisi dilakukan jika maksud dan isi pesan belum dapat di pahami oleh si penerima pesan. Sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
B. PENETUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis, yaitu memikirkan tujuan dari komunikasi. Sebelum memutuskan untuk penyampaikan pesan kepada pihak lain, seorang komunikator harus menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya tepat, dan apakah tujuan tersebut dapat diteima. Untuk melakukan hal tersebut, komunikator harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi tersebut.
I. Mengapa Tujuan Harus Jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda untuk mencapai tujuan yang dikendaki. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan, antara lain: 1
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, sebaikanya dilihat dulu pengaruh yang ditimbulkan dari pesan itu besar atau kecil. Sampaikan pesan yang sekiranya membawa pengaruh yang besar kepada audiens, lalu sampaikan juga pesan-peasn pendukungnya atau yang berpengaruh kecil untuk audiens.
b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menghadapi audiensnya, para komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audiens akan gagal mendapatkan yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai.
c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator menyampaikan informasi yang penting dan relevan untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Menyingkirkan informasi yang tidak penting dan kurang relevan agar lebih efisien, sehingga akanmencapai sasaran yang dikehendaki.
d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan
Menetapkan media yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa tulisan atau lisan.
II. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: member informasi, melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audiens.
a. Memberi Informasi
Tujuan dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
b. Melakukan Persuasi
Tujuan selanjutnya komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar dapat dipahami dengan baik dan benar. Untuk memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak harus memahami prinsip win-win solution yang artinya kedua belah pihak yang bernegosiasi saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan.
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga komunikasi bisnis, yaitu melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Dengan komunikasi bisnis seseorang dapat melakukan kerja bisnis dengan mudah baik dengan perusahaan domestic atau perusahaan asing. Komunikasi bisnis dapat menggunakan media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, internet, email. Teknologi komunikasi sangat penting dalam mempererat kerja sama dalam dunia bisnis.
2
III. Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yang baik harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut:
a. Realistik?
Tujuan yang disampaikan harus realistis dalam artian bahwa idea tau gagasan yang akan disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada.
b. Tepat Waktu?
Saat menyampaikan idea tau gagasan sebaiknya disesuaikan dengan tempatnya.
c. Tepat Orangnya?
Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan tinggi cenderung dapat menerima apa yang disampaikan dari pada orang yang berkedudukan rendah. Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan pesan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian suatu pesan.
d. Tepat Tujuannya?
Tujuan menyampaikan pesan sebaiknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, untuk menyampaikan pesan kepada audiens, usahakan pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.
C. ANALISIS AUDIENS
Komunikasi yang telah memiliki tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audiens yang dihadapi.
I. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah kita kenal dengan baik. Akan tetapi, akan menjadi sulit jika audiensnya adalah orang-orang yang belum kita kenal. Dengan demikian, komunikator perlu melakukan investigasi untuk reaksi mereka.
a. Ukuran dan Komposisi
Audiens jumlah besar akan menunjukan perilaku yang berbeda-beda dengan jumlah audiens yang sedikit. Bentuk dan format penulisan juga berbeda. Untuk jumlah audiens yang sedikit, materi dapat dikemas dengan bentuk laporan sederhana untuk dipresentasikan, sedangkan untuk jumlah audiens yang besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan format penulisan yang lebih formal.
b. Siapa Audiens
Audiens yang dituju lebih dari satu orang, maka komunikator perlu mengidentifikasi siapa yang memiliki peran penting/posisi kunci, biasanya memiliki status organisasional yang tinggi. Atau orang yang posisinya rendah karena memiliki kelebihan dalam bidang tertentu dapat menjadi posisi kunci dalam materi yang disampaikan.
3
c. Reaksi Audiens
Perlu juga diketahuireaksi yang ditumbalkan oleh audiens. Jika audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat, sebaiknya presentasi di sajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, karena jika diajak diskusi reaksi meraka kurang positif.
d. Pemahaman Audiens
Dalam menyampaikan pesan, latar belakang audiens perlu diperhatikan. Jika audiens memiliki latar belakang yang berbeda dengan komunikator, sebaiknya audiens tersebut perlu dididik. Usahakan adar anda tidak terlalu menggurui, jika anda terkesan menggurui cenderung audiens merasa bosan dan jenuh pada pesan yang anda sampaikan.
e. Hubungan Audiens
Komunikator yang belum dikenal oleh audiens sebaiknya harus dapat meyakinkan audiens sebelum penyampaian pesan dilakukan. Komunikator yang berpenampilan meyakinkan, dapat membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak, sehingga pesan dapat tersampaikan. Struktur pesan dan nada pesan saat menyampaikan pesan dapat menunjukan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.
II. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens.
a. Caria pa yang diinginkan
Sebagai komunikator harus dapat menemukan apa yang diinginkan oleh audiens dan memberikan informasi yang diminta.
b. Antisipasi Hal yang Tak Terduga
Memberikan informasi yang diinginkan, dan tambahkan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.
c. Beri Informasi Lengkap
Usahakan semua informasi yang diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan. Artinya informasi-informasi penting yang mencakup dalam pesan yang diberikan. Sebaiknya lakukan pengecekan dulu sebelum informasi disampaikan kepada audiens.
d. Informasi Akurat
Informasi yang diberikan kepada audiens adalah informasi yang benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jika komunikator tidak sengaja menyampaikan informasi yang tidak benar, sebaiknya segera membetulkannya dan mohon maaf atas kesalahan yang dilakukan.
e. Tekankan Ide yang Menarik
Menemukan hal-hal penting bagi audiens, dan berikan perhatian khusus. Hal tersebut dapat dilakukan dengan baik, berarti komunikator telah berhasil memberikan kepuasan kepada audiens.
4
III. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Ada jenis pesan yang bertujuan untuk memotivasi audiens untuk mau merubah perilaku mereka. Pemberian motivasi sering terjadi hambatan. Hal ini disebabkan adanya kecenderungan bahwa audienstidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baik. Sehingga harus dilakukan pendekatan argumentasi adalah pendekatan yang memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Pendekatan argumentasi tidak selamanya mampu menggaet audiens.
D. PENENTUAN IDE POKOK
Setiapa pesan bisnis akan menuju satu ide pokok. Hal-hal lain selain ide pokok adalah hal-hal pendukung. Topik dan ide pokok merupaka dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Sebelum menentuka ide pokok, ada hal-hal lain yang perlu didefinisikan terlebih dahulu.
I. Teknik Curah Pendapat
Mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yangpaling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dengan pertimbangan tujuan dan fakta yang ada. Ada beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan :
a. Storyeller’s Tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Focus pada alas an komunikasi, utama nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti sehingga ide pokok tersebut dapat ditemukan dengan mudah.
b. Random List
Untuk menemukan ide poko tersebut, anda perlu menulis segala sesuatu yang adadalam pikiran anda di atas kertas kosong. Lalu pelajari hubungan antara ide pokok satu dengan ide pokok yang lain.
c. CFR (Conclusions, Findings,Recommendations) Worksheet
Subjek yang menyangkut pemecahan masalah, gunakan satu lembar kerj (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baim sebagai langkah awal menentukan ide pokok, dan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e. Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan sehingga dapat menemukan ide pokoknya.
5
II. Pembatasan Cakupan
Penyampaiaan pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu lebih lama sehingga tidak efisien. Ide-ide pokok dari pesan selebihnya di sesuiakan dengan waktu yang ada, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaluli dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis.
1. Komunikasi Lisan
Kelebihan komunikasi lisan, yaitu:
• kemampuan memberikan umpan bailk dengan segera.
• Sifatnya yang ekonomis.
Pebdekatan lisan juga bermanfaat untuk informasi controversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan dua orang atau lebih. Semaikn sedikt jumlah audiens makan semakin baik interaksi di antara mereka, tetapi tidak jika jumlah audiens semakin banyak maka interkasi yang terjadi tidak begitu berjalan dengan baik.
2. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal atau laporan. Kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikanpesan-pesan mereka.
Dalam memilik saluran komunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosionalnya dan biaya pengiriman. Dan kapan seseorang memilih komunikasi lisan atau tetulis.
6
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang:
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik bersifat formal maupun informal, langkah selanjutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan sutau langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu oragnisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Dalam hal ini, baik akan mempermudah pencapaiaan tujuan komunikasi. Pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perncanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis, sedangkan penyampaian pesan-pesan bisnis yang dilakukan secara lisan akan dibahas pada bab lainnya.
Dalam bab 5 ini akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens, penetuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.
Hal-hal yang Berkaitan :
• Menjelaskan tiga tahap dalam proses komposisi.
• Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.
• Menjelaskan pentingnya analisis audiens.
• Menjelaskan bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
• Melakukan seleksi saluran dan media komunikasi.
i
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan:
Proses penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri dari tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaiaan pesan-pesan bisnis harus ditentuka terlebih dahulu baik secara umum maupun secara khusus. Di samping itu, dalam tahap perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi audiens, dan pemahaman kebutuhan motivasional audiens juga perlu dilakukan.
Langkah lain dari proses perencanaan pesan-pesan bisnis adalah menentukan ide pokonya. Ide pokok merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mengidentifikasi ide pokok, akan diperoleh arahan atau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan. Untuk menemukan ide pokok ada beberapa teknik yang dapat digunakan, di antaranya story teller’s, random list, CFR worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain.
Dalam merencanakan pesan-pesan bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan, komunikasi lisan, maupun komunikasi tertulis. Dalam memilih media komunikasi, apakah menggunakan surat. Surat elektronik, telepon, telepon genggam, telekonferensi, konferensi video, audiotape, videotape, faksimle, VOIP(Voice, Over , Internet. Protocol), laporan, memo atau media lain oerlu diperhatikan formalitas, kerahasiaan, umpan balik/feedback, kompleksitas, waktu dan biaya.
iii
Langganan:
Postingan (Atom)